A mai pörgős időkben valamennyiünknek alaposan meg kell terveznie a munka- és szabad idejét, mert a rendelkezésünkre álló idő tulajdonképpen az egyik – ha nem éppen a legfontosabb – erőforrásunk! Szokásos gyakorlati megközelítésben ezúttal az időgazdálkodás legfontosabb kockázatait kívánom elemezni. A vagyonvédelem feladata az erőforrások megóvása. Azonban gyakran csak a pénzügyi-, anyagi- és szellemi termékek, valamint humán erőforrásra gondolunk erőforrásként. A fenti erőforrások elvesztegetése esetén mindegyik pótolható, az idő mint erőforrás -ha elvesztegetjük, sajnos nem pótolható!  A túltengő és hosszadalmas értekezletek, az öntömjénező prezentációk sok értékes időt - erőforrást - "elrabolnak" a vállalatoktól. Nagyon találó az angol közmondás: "Time is money!"

Tekintsük át röviden azokat a leggyakoribb és legjellemzőbb mulasztásokat amikkel egyes managerek tönkreteszik saját ill. mások időbeosztását és hatékonyságát!

O Nagyon sok manager – főleg pedig ügynökök -  az üzleti megbeszéléseket megelőző telefonon történő bejelentkezés során nem árulják el, hogy milyen ügyben kívánnak tárgyalni. Rendkívül hangzatos „nagyszerű üzleti lehetőségeket"  vagy „jó hozammal kecsegtető” befektetéseket  emlegetnek.  A valóságban pedig kisstílű, vagy rendkívül kétes jellegű dolgokat kínálgatnak. A probléma pedig  a drága idő elvesztegetése!

 O Bármennyire meglepő, nagyon sokan mind a mai napig nem használnak naptárt az idejük megtervezéséhez, ezért aztán folyamatosan időzavarban szenvednek, és emiatt mások időbeosztását is dominószerűen felborítják! Ráadásul az ilyen permanensen késésben lévő vezetők gyakorlatilag minden eléjük kerülő ügyet felületesen oldanak meg, amely a későbbiekben aztán törvényszerűen újabb intézni valókat generál. Ebből a csapdából persze egyre nehezebb kimászni! Talán a legdurvábbnak számító hiba, mikor valaki házigazdaként késik el arról a tárgyalásról, amelyet ő maga kezdeményezett. Ezt már talán csak azzal lehet fokozni, ha egyszerűen meg is feledkezik az előzetesen általa javasolt terminusról!

 O Sokan nem tanultak még meg nemet mondani, és minden beérkező telefonhívást fogadnak, attól függetlenül hogy értékesítési ügynök a hívó fél, vagy vállalati partner. A drága időnk szétaprózódása aztán elképesztően nagy restanciákat „termel”, amely  tovább gerjeszti az időzavart! Ugyanez mondható el  a cégünket meglátogató és „beeső” vendégekkel is. Időnként mire észbe kapunk, már a munkaidőnk vége felé járunk és még szinte semmit sem végeztünk el! De ha visszatekintünk higgadtan az elmúlt napunkra, legalább az a jó érzés tölthet el bennünket, hogy egész nap mások feladatainak sikeres megoldásán dolgoztunk.

O Rendkívül kifinomult és rafinált módszereket alkalmaznak azok az „időrablók” is, akik igyekeznek a befolyásos vállalatvezetők "kegyeibe" férkőzni, nyilvánvaló módon bizonyos előnyök kihasználása céljából. Ha a cégvezető nem elég óvatos és körültekintő, könnyen elvesztegetheti drága munkaidejét! Különösen nagy figyelmet kell szánni azon „pucérokra, akik az ingüket kínálják” nekünk!

 O Nagyon sok vállalati vezető mind a mai napig erőlteti a személyes tárgyalást sok olyan kérdéskörben is, amelyet elvileg e-mailek küldésével, vagy akár egy telefon- hívással is elintézhetne. A mai felgyorsult élettempóban rendkívül felértékelődik egy üzleti partner meglátogatása, különös tekintettel a helyenként szinte katasztrófális közlekedési és parkolási lehetőségekre. Ma már egy Budapest belvárosában székelő cég vezetőjének meglátogatása személygépkocsival nemigen úszható meg két-három óra alatt, amely tetemes időkiesés, főleg ha nem eredményes a tárgyalás! Ma már skypon és Google + Hangouts-on is kommunikálhatunk, úgy hogy látom a beszélgető partnerem arcát, - sőt akár prezentálhatok is számára.

 O Egy nem túlságosan szerencsés társadalmi szokás miatt kis hazánkban az értékes munkaidőben számtalan - nem a cég profiljába vágó - szívességet, közbenjárást kérnek rokonok, ismerősök, barátok. Lágyszívű vezetők egyetlen kérést sem tudnak visszautasítani így aztán alkalmanként munkaidejük jelenetős része  erre megy el.

 O  Hatalmas a kísértés, emiatt nem könnyű ellenállni  a különböző jól csengő szervezetek  felkéréseinek, és különösen protokoll eseményeinek! De ezek a rendezvények igen gyakran csak az idő „múlatására” alkalmasak nem pedig értéktermelő tevékenységre.

 O Sok vállalati managementben előfordul, hogy a team-munka látszatát keltve egyes vezetők remekül fedik semmittevésüket. Először is viszonylag hosszú workshopokat szerveznek, ahova több kollégát is meghívnak – egyúttal sikeresen elvonva  őket is az értékes tevékenységüktől. Ezt követően értelmezhetetlen feljegyzéseket készítenek, és újabbnál újabb ötletekkel állnak elő. Lényeg az áttekinthetetlen helyzet kialakítása, ahol ugyanis már nem látszik, hogy ők nem termelnek. Amikor a vezető számon kéri a teljesítést, a kifogások tömegét zúdítják rá, és könnyűszerrel bebizonyítják, hogy a feladatok végrehajtása valamilyen tőlük független körülmény miatt késlekedik.

 O A legtöbb időt  kétségtelenül a nem kellő hatékonysággal megszervezett és szabályozott működési rendszerek viszik el. Az ún. „kézi vezérlésű” cégeknél a beosztottak állandóan a pótolhatatlannak tűnő vezetőt hívják, hogy mit is kell tenniük. Minél több a vezető elé kerülő – de eredetileg nem az ő hatáskörébe tartozó – ügy, annál szervezetlenebb a társaság. Annak a társaságnak a jövője pedig nem túl rózsás, ahol a top vezető folyamatosan napi operatív ügyekkel foglalkozik. Erre a helyzetre mondja a népi bölcsesség, hogy az ilyen vezető nem látja a fától az erdőt!

Röviden tekintsük át az idő(rabló)-gazdálkodás kockázatainak legfontosabb gyakorlati kezelési technikáit:

O Amennyiben bármilyen nem várt esemény meghiúsít egy tárgyalásunkat, az a minimum, hogy a másik felet erről haladéktalanul tájékoztassuk. Amennyiben azonban le kell mondanunk egy előre megbeszélt tárgyalást, úgy a későbbiek során  nekünk illik kezdeményezni az újabb időpont egyeztetését. A második tárgyalásról nagyon nem illendő ismételten távol maradnunk! Közhelynek tűnik de azért megemlítem, hogy a tárgyalásinkon minden esetben pontosan illik megjelennünk. Ez nem csupán protokolláris kérdés, hiszen a pontosságunkkal szimbolikus értelemben  megbízhatóságunkra is utalunk!

 O A hatékony időgazdálkodás ma már elképzelhetetlen pontos naptár-tervezés nélkül, ahol az egyes feladatoknak a súlyuknak és sürgősségüknek megfelelő időintervallumot irányozzunk elő! Minden fölösleges és időrabló terminust egy rövid kedves nemmel, szigorú következetességgel vissza kell utasítanunk! Végtére is mindenki elvárásainak nem felelhetünk meg egyidejűleg, viszont a cég érdekeinek kell alárendelnünk időgazdálkodásunkat! Ma már számítógépes programok pl. Lotus Notes, és különböző technikai „csodák” segíthetik a hatékony időgazdálkodásunkat. Nagyon sokat segíthetnek azok a profi manager-asszisztensek, akik remekül megszűrhetik a főnök beérkező telefonjait, illetve protokolláris meghívásait!

 O Igazán hatékony időgazdálkodásról kizárólag egy jól szervezett cég esetében beszélhetünk.  Amíg egy társaság nem ér el egy bizonyos optimális szervezettségi nívót, a vezető gyakorlatilag csak sodródik az eseményekkel.  Az ilyen cégeknél a „kézi vezérlést” végző vezető tárgyal a reklám ügynökkel – éppen autóvezetés közben – kezeli a vevők minőségi kifogásait, és intézi a banki megbízásokat is. Egy bizonyos céges nagyságrendig ez tulajdonképpen remek „iskola”- ahogyan szokták mondani, a kérdés csupán az, hogy ez az időszak meddig tartható.  Abban azt gondolom, egyetérthetünk, hogy ilyen „kézi vezérléses” módszerekkel nem lehetséges komoly gazdasági társaságot létrehozni! Érdemes felrajzolnunk egy diagramot a napi rutin feladatainkról. A koordináta rendszer egyik elem a sürgősséget, míg másik eleme a fontosságot fejezi ki. Ha túl sok időt töltünk nem sürgős és nem fontos feladatokkal, akkor vesztegetjük a drága időnket.

O A vállalati folyamatokat pontosan le kell szabályozni, és az egyes feladatokat munkatársakhoz kell rendelni!  Amíg ez a rendkívül alapos és körültekintő szabályozási és szervezési feladat nem készül el, folyamatos időzavarok és problémák akadályozzák a zökkenőmentes működést. Rendkívül hatékony eszköz a statisztikai management alkalmazása amelyet már Henry Ford is sikeresen alkalmazott. Minden managerünknek statisztikai adatok alapján mérjük a teljesítményét, kizárva így a szubjektivitást. Természetesen a munkaidő nyilvántartást is meg lehet technikai eszközökkel szervezni, de azzal csupán azt tudjuk mérni, hogy a munkatársaink havi hány órát töltöttek a munkahelyen.A vagyonvédelem területén dolgozó őrök munkáját is célszerű statisztikai módszerekkel mérni. Lehet mérni a felderített és megoldott ügyeket, a felvett jegyzőkönyvek számát, a kármegelőzés összértékét, és más mérhető adatokat.

 O A vállalat minden szintjén meg kell tervezni a feladatokat.  Stratégiai 15-20 éves tervektől egészen az éves sőt havi, heti tervekig a vállalat egész vertikumában ki kell alakítani a tervezési kultúrát. Sokkal könnyebb ugyanis egy középvezetőnek átlátnia és értelmeznie a saját feladatait, ha tudja, hogy a társaság milyen hosszútávú jövőképpel rendelkezik és merre halad. A rövid távú, azaz operatív tervek, programok hiányában a feladatok ellenőrzése is gyakorlatilag lehetetlen. A minden munkatársra kiterjedő pontos feladatmeghatározást követően, valamennyi beosztott munkatársunk időgazdálkodását is folyamatosan ellenőriznünk kell.

 O A vállalati vezetőknek pontosan fel kell mérniük azokat a stratégiai folyamatokat, amelyeket kontrollálniuk kell, és tudniuk kell melyek azok az operatív, vagy taktikai szintű feladatok, melyeket munkatársaiknak kell tovább delegálniuk. Az összes folyamat mélyreható kontrollálásának az igénye éppolyan téveszme, mintha egy vezető egyetlen folyamatot sem kontrollálna. Azok a vezetők, akik elvesznek a részletekben, pontosan azokat a folyamatokat nem tudják kellő hatékonysággal kontrollálni – idő hiányában – amelyre pedig eredetileg hivatottak.

A fenti időgazdálkodással kapcsolatos kockázatokat azért kívántam elemezni, mert nagyon sok vállalati management elsődlegesen a materiális és személyi (humán) erőforrásokra koncentrál, és mindeközben kissé elhanyagolja az egyik legjelentősebb vállalati erőforrást az időt! Abszolút nem mindegy, hogy mikor –hányadikként – áll elő egy vállalat egy új termék-fejlesztéssel, vagy egy új piaci marketing stratégiával.  Nagyon fontos, hogy  legalább a vállalatok top managerei  hasonló sebességgel „pörögjenek” és mindenki időre elkészüljön a számára kitűzött feladatokkal. Egy új termék piacra dobása ugyanis igencsak nehézkes a  csupán félig elkészült marketing stratégiával.  Nem könnyű feladat például egy új iroda, üzem, vagy áruház berendezése oly módon, hogy eközben még nem működik a fűtés és egyetlen szociális helyiség (WC, mosdó) sem használható! Ma már főleg a nagyobb projektek igen összetett  logisztikai hálótervek alapján készülnek el. Minden résztvevő managernek pontosan tartania kell a határidőket, mert gyakorlatilag egyetlen elem késése is nagymértékben hátráltatja a projekt megvalósítását, és nagyfokú kockázatokat eredményezhet. Ezért folyamatosan elemezni kell, hogy kik azok a céges munkatársak, illetve beszállítók, akik rendszeresen késnek a részfeladatok teljesítésével, és az ebből eredő kockázatokat kezelni szükséges.

Az idő-faktor - mint erőforrás - jelentőségének tudatosítása, és a céges management figyelmének fókuszába emelése perdöntő jelentőségű. Manapság a rendkívül kiélezett piaci versenyben azok a  cégek, akik elsőnek jelennek meg egy új termékkel, vagy szolgáltatással, szinte behozhatatlannak tűnő versenyelőnyre tesznek szert. Nem árt, ha valamennyi munkatársunk tudatában van annak, hogy esetleges késedelmes munkájával milyen kockázatokat okoz. A mai modern versenyképes vagyonvédelem pedig az időt is erőforrásnak tekinti ugyanúgy, mint a pénzt, vagy vállalati információkat. Az egyik legdrágább erőforrásunkat pedig nem fecsérelhetjük el.