2012. okt 17.

A szervezetlenség kockázatai

írta: steve4security12
A szervezetlenség  kockázatai

http://www.afgs.ltd.uk/images/Org1.bmp

Minden élő és működő szervezetnek meg kell küzdeni a fennmaradásért. Ez éppúgy igaz az őserdőkben élő vadállatokra, mint a modern társadalomban az  emberre, vagy bármilyen működő szervezetre – legyen az gazdasági vagy társadalmi szervezet! Kifinomult nyelvünk rendkívül leleményesen tárja elénk a fogalmaink értelmét; ez  a szervezet szóra is igaz, hiszen annak előtagja  a szer, a honfoglalás idején még törvényt jelentett. .

A „szer – vezet” kifejezésünk tehát – egyébiránt tökéletes pontossággal -  arra utal, hogy azokban bizonyos törvények uralkodnak. Minden szervezetnek be kell tartania a működését meghatározó törvényszerűségeket! Ezek a szabályok időnként rendkívül egyszerűek, mint pl. „Addig nyújtózkodj  ameddig a takaród ér!” Ez a népi bölcsesség például éppúgy igaz önmagunkra, mint a vállalatunkra, sőt  talán az ország költségvetésének tervezésére is kiterjeszthetnénk! Ahogyan az ember legfőbb értéke az egészsége, úgy a cégek legfőbb értéke a működőképessége  (szervezettsége). Az én értelmezésemben a vagyonvédelem, jóllehet nem közvetlen módon, de a szervezettség fenntartására is kiterjed.

 

A gazdasági társaságok kizárólag jól szervezetten képesek hosszabb távon is sikeres működésre. Jelen írásomban először a legpregnánsabb – gyakorlatban előforduló -  szervezettségi hiányosságokat tekintem át:

 O Talán a legkritikusabb helyzet akkor alakulhat ki, ha „törvények” nélküli szervezetet akarunk létrehozni, hiszen ez már nyelvi értelemben is önellentmondást tükröz. Ha a szervezet nem rendelkezik világosan megfogalmazott és leírt szervezeti-, és működési szabályokkal és célokkal, akkor nem is várhatunk optimális és hatékony működést. Ha a cég munkatársai nincsenek tisztában a működési szabályokkal és a célokkal, akkor értelemszerűen mindenki  a saját feje után megy. Innen már gyakorlatilag csupán egy lépésre tartunk a lézengéstől és  kaotikus működéstől. Képzeljünk el egy zenekart, amelyben mindenki a saját kedvenc zenedarabját játssza ...

O Sok vállalatnál rendkívül sok energia ráfordítással elkészítik a szervezeti-, és  működési szabályzatot. Mindent írásba foglalnak, aztán a kezdeti lelkesedés után a dokumentum bekerül egy fiók aljára és ott porosodik. Néhány évvel a szabályzat elkészítését követően az új munkatársaknak már csupán részleges információi vannak a cég működési mechanizmusáról. Csupán folyosói pletykákból, illetve a kollégáik sajátos interpretációiból tájékozódhatnak a céges belső irányelvekről, szabályokról. Még rosszabb esetben gyakorlatilag szinte minden fontosabb kérdésben megkérdezik a főnököt az eljárási szabályok felől, - akinek ily módon a munkaideje teljesen szét van zilálva.

O A vállalati szervezetlenség másik igen jellemző szimptómája a hatáskörök és kompetenciák tisztázatlansága. Ez különösen akkor okoz bonyodalmakat, ha esetleg több vezetői poszt sincs átmenetileg betöltve. Igen gyakran felkészült vezetők sem mernek döntéseket hozni felelősségi körük tisztázatlansága miatt. Mások messze túllépik – kellően nem definiált – hatáskörüket és indokolatlan, ésszerűtlen megrendelésekkel növelik a kiadásokat. Elég sok vezető az ún. hatalmi játék részének tekinti  hatáskörének szabályozását. Pontos és egzakt szabályok hiányában domináns vezetők előszeretettel igyekeznek kiterjeszteni hatáskörüket, ily módon növelve saját befolyásukat és hatalmukat. Összességében megállapíthatjuk, hogy a hatáskörök tisztázatlansága általában döntésképtelenséget, ill. zavarokat  indukál.

 O A vállalatok többségénél az új középvezetőket általában szinte azonnal "bedobják a mély vízbe", hiszen a felső vezetést a viszonylag gyors megtérülés vezérli. A vállalati működési modell, az irányelvek és éves-, illetve hosszútávú tervek ismerete hiányában azonban az új munkatársak gyakran csak  részleges, ill. félresikerült eredményeket képesek elérni. Többnyire az újonnan belépők sem veszik elég komolyan a céges kultúra megismerését, mégpedig azzal az attitüddel, hogy "nekem nem tudnak itt semmi újat mondani "! Fentiek következtében azonban egyre erőteljesebben elszaporodnak a viták,  félreértések- vagyis a szervezeti hibák!

 O A fentieknél tulajdonképpen még veszélyesebb állapot, amikor az újonnan érkező munkatársak gyakorlatilag szinte azonnal át kívánják alakítani a cég struktúráját  - legalábbis annak részleteit - saját elképzeléseik szerint, holott még a meglévő működési rendszerrel és céges kultúrával sincsenek tisztában! Tudjuk: emögött  alapvetően jó szándékú bizonyítási vágy húzódik meg - de mint a népi bölcsesség is mondja a "pokolba vezető út is jó szándékkal van kikövezve"!

 O A kellő szervezetlenség tipikus jele az is,  amikor a munkatársak egyike sem érzi saját feladatának bizonyos kényes feladatok megoldását, elmennek a problémák mellett. Az ilyen helyzetek többnyire tovább fokozzák a közömbösséget és fásultságot.  A felelősségi-, és hatáskörök tisztázatlansága belső feszültségeket, rossz munkahelyi légkört teremt, és csökkenti a  bizalmat és elkötelezettséget a vállalat iránt. Nagyon sok káresemény mögött ilyen szervezetlenségi anomáliák húzódtak meg.

 O Elképzelhetetlen transzparens és szervezett társaságot úgy létrehozni, hogy a különböző utasításokat, feladatokat a vezetők kizárólag szóban adják ki. Utólagosan a szóban kiadott feladatokra a beosztottak többnyire másként emlékeznek, - főleg ha a feladat nem lett végrehajtva.  Ugyancsak komoly zavarokat, legalábbis félreértéseket okozhat a feladatok  pontatlan és nem szakszerű megfogalmazása.

 O A vezetők és munkatársak felkészületlensége esetén a legjobban megkonstruált szervezeti működési rend sem lehet hatékony! A legjobban megtervezett szervezetek működését is kizárólag az egyes munkatársak, de főleg a felső vezetés kreatív és hatékony működése képes garantálni. Több vállalatnál rendszeresen a szervezeti kereteket változtatják, holott máshol kellene keresni a hibát, nevezetesen egyes kulcsvezetők felkészületlenségében.

 O Sok vállalatnál a munkatársak gyakorlatilag minden céges adathoz hozzáférhetnek. Többnyire még az irattárba történő belépés kérdése sincs szabályozva. Az iratkezelés-, és -megsemmisítés tárgykörének szabályozottsága pedig ritka, mint a fehér holló. Ebből a helyzetből akkor származhat rendkívül kínos helyzet, ha váratlanul eltűnik, vagy nyilvánosságra kerül egy bizalmas dokumentum.

 O Gyakran krízis helyzetekben mutatkozik meg igazán a vállalat szervezettségének és reakció képességének gyengesége, zavarodottsága. Egymásnak ellentmondó megnyilvánulások és intézkedések sokasága és vezetési  kompetencia zavarok jelezhetik a problémákat. Pedig igazából éppen a nehéz helyzetekben van a legnagyobb szükség a vállalat szervezett és hatékony működésére.

 

Röviden tekintsük át az optimális gazdasági szervezet kialakításának legfontosabb követelményeit:

 O Nem elég csupán arról gondoskodnunk, hogy a vállalat rendelkezzen  működési szabályzattal és megfelelő célokkal (rövid és hosszútávú tervekkel), arról is gondoskodnunk kell, hogy  valamennyi munkatársunk ismerje az abban foglaltakat.  Az emberi szervezet valamennyi sejtjében megtalálható a DNS, vagyis a  szervezetünk működésének tökéletesen definiált törvényszerűségei. Azt gondolom, amennyiben az emberi szervezet működését egyfajta modellnek tekinthetjük a vállalatok fejlesztése céljából, jócskán van még feladatunk. A működési szabályzatban foglaltakat valamennyi munkatársunkkal meg kell ismertetnünk. Ha szükséges, időszakosan az emlékezetüket felfrissítő képzéseket kell tartanunk.

http://www.hwia.com.au/images/photos/research-facility-or-organisation.jpg

 O A vezetőknek a kiadott feladatokat világosan és egyértelműen kell megfogalmazniuk, amely eleve kizárja az utólagos félremagyarázásokat.  A későbbi ellenőrizhetőség kedvéért ezeket a feladatokat írásban  kell közölni a beosztottakkal, természetesen határidő  és egyéb kondíciók megjelölésével. Rendkívül hasznos és célszerű az ISO minőség irányítási rendszer konzekvens alkalmazása. A pontos tájékozódás érdekében a vezetőknek célszerű a munkatársaik ill. egyes osztályok teljesítményét statisztikai módszerekkel mérni, - hiszen ennek segítségével elkerülhető a szubjektivitás veszélye.

 O A szervezeti kultúra kizárólag akkor működik tartósan, ha a cég - legalább vezető munkatársai - elkötelezetten és lelkesen képesek dolgozni a kitűzött célokért. A szervezeti kultúrát motivációs rendszerrel, a cég küldetésének megfogalmazásával, valamint a céges irányelvek ledokumentálásával lehet hatékonyabbá tenni.

 O Folyamatosan képezni kell a vezetőket illetve a munkatársakat, hogy a cég  illetve a piac által diktált követelményeknek meg tudjanak felelni. Egyre több cég  tanuló vállalatnak definiálja önmagát, és az állandó folyamatos továbbképzésre törekszenek.

 O A munkatársak optimális adathozzáférését rendkívül szigorúan szabályozni kell. Ugyancsak szabályozni kell az iratkezelés és megsemmisítés rendszerét, továbbá – bizonyos munkahelyeken – a munkatársak irodákba történő belépési jogosultságát.

 O Egy optimális szervezeti rendben gyakorlatilag minden előforduló feladatnak azonnal gazdája van. A szervezési kérdésekért felelős munkatársnak időről időre ellenőriznie kell, nincsenek –e a szervezetben gazdátlan funkciók.

 Összefoglalva:

A vállalatok szervezett, szabályozott és transzparens működésének kialakítása - legalábbis első ránézésre - bürokratikusnak tűnik.  Nagyon sok vállalkozó fölösleges idő-, és energia pocsékolásnak tekinti a  fent már említett szabályozási, statisztikai és írásbeliségre törekvő működési módszereket. Persze akik így gondolkodnak, azoknak a fenti dokumentálható és visszaellenőrizhető módszerek hiányában nagyon sok rizikó faktorral kell számolniuk. Az a minimum, hogy az etikátlan beosztott a főnök szemébe mondja, hogy ezt a feladatot Te ki sem adtad nekem, vagy legalábbis "én erre nem emlékszem!".

Nem kellően szervezett gazdasági társaságoknál lényegesen nagyobb veszélyt jelenthetnek bizonyos munkatársak esetleges manipulációs szándékai, inkorrekt lépései,  vagy akár visszaélései. Manapság a rendkívül kiélezett piaci versenyben működő vállalatoknál akár a szervezetbe történő beépülés vagy beszervezés veszélyei is fennállnak. Felkészült kockázatkezelési szakértők az ilyen helyzeteket is képesek preventíven vagy operatívan kezelni. 

A mai modern vagyonvédelem nem tud működni szervezetelméleti- és gyakorlati felkészültség nélkül.

Szólj hozzá

biztonság vagyonvédelem biztonsági audit kockázatkezelés humán kockázatok vállalati biztonság risk management