Az üzleti életet manapság erőteljesen átszövik a telefonhívások - nélkülük szinte már elképzelhetetlen bármilyen gazdasági tevékenység végzése is! Az üzletre koncentrálva azonban  nagyon sokan megfeledkeznek a legelemibb, telefonálással kapcsolatos normákról és kockázatokról.  Érdemes tehát röviden áttekintenünk azokat a legfontosabb, gyakorlatban előforduló eseteket, melyek alkalmanként komoly közvetlen ill. közvetett károkat okozhatnak. A telefonálási szokások – árulkodó módon -  gyakorlatilag igen plasztikus jellemrajzot alakítanak ki az üzleti életben szereplőkről .Figyeljünk tehát oda a saját telefonálási szokásainkra, mert az akarva- akaratlanul rólunk is kialakít egy képet! Ne feledjük, hogy a vagyonvédelem információk és adatok védelmét is jelenti. A mai telefonálások során - különös tekintettel az okos telefonokra -nagyon sok adatot és információt veszíthetünk el.

O Amennyiben egy vállalkozás vezetőjének egyetlen mobiltelefon- elérhetősége van – az a „céget” azonnal pozicionálja. Természetesen ilyen vállalkozásokkal is lehet megállapodásokat kötni, de előre kalkulálnunk kell bizonyos kockázatokkal. Amennyiben például a társaság „egyszemélyes managementje” bármilyen megfontolásból kikapcsolja mobiltelefonját, úgy a kommunikáció lehetősége gyakorlatilag meghiúsul. Különösen nagy bosszúságokat – illetve anyagi veszteségeket -  okozhat egy ilyen kikapcsolt telefon  akkor, ha azonnali hibaelhárítási igényünket szeretnénk gyanútlanul közölni, de odáig sem tudunk eljutni, hogy egyáltalán a meghibásodás tényét be tudjuk jelenteni. Egyes „vállalkozók” még a fenti szintet meghaladóan is képesek önmagukat ill. vállalkozásukat  alulpozicionálni, ha a cégük egyetlen mobiltelefon készülékét dominó kártyával működtetik,  és az éppen az üzleti telefonbeszélgetés kellős közepén lejár.

 O A fentieket meghaladó mértékű kockázatokkal kell számolnunk abban az esetben, ha „hősünk” mobiltelefonja folyamatosan üzenetrögzítőre van kapcsolva, vagy a hívásokat nem fogadja. Ez ugyanis többnyire annak a jele, hogy az illető szinte bujkál és menekül valaki elől. Ezek a „vállalkozó Urak” folyamatosan olyan nyomás alatt élnek, hogy gyakorlatilag kényszerűségből nem kezelik korrekten a telefon hívásokat. Ahelyett, hogy  gyorsan kijavítanák a hibákat, - inkább a „menekülést” választják!

 O Egyes cégvezetők bármerre járnak, a munkatársaik mindig megtalálják őket „igen fontos”kérdéseikkel. Ez a gyakorlat egyébiránt általában úgy alakul ki, hogy az „erős kezű” vezető ragaszkodik hozzá, hogy mindenben ő döntsön. Ez aztán szokássá ill. céges irányelvvé merevedik.  A vállalat növekedésével párhuzamosan ez a gyakorlat egyre kevésbé alkalmazható, mert  a vezető munkaidejét szinte teljesen szétbombázzák a gyakori telefonhívások.  Az ilyen módon „távvezérelt” cég nem azért kockázatos vállalkozás, mert magas a főnök mobiltelefon költsége, hanem azért mert a szervezeti kultúra és kompetencia rendszer még nem lett kialakítva, és a munkatársak szinte minden apró kérdésben a főnökhöz fordulnak. A kreatív önálló munkatársak természetesen gyorsan eltávoznak az ilyen vállalatoktól – és természetesen maradnak az önálló feladatmegoldásra képtelenné tett dolgozók!

 O Néhány cégnél a vezetőket szinte képtelenség elérni, mert szinte folyamatosan tárgyalnak, „házon kívül” vannak. Ezen túlmenően a telefonközpontos, vagy a titkárnő azt sem tudja megmondani, hogy egyáltalán az érintett személy mikor lesz elérhető. Az üzeneteket többnyire nem adják át, vagy a telefonáló nem kap visszahívást. Nem nehéz megjósolni, hogy egy ilyen szinten „szervezett” cég gazdasági statisztikái hogyan fognak alakulni hosszabb távon. A telefonhívások nem megfelelő szintű fogadása és kezelése igen komoly kockázat, hiszen üzletek hiúsulhatnak meg miatta!

O Nagyon komoly kockázatokkal kell számolniuk azoknak az „önmagukat sztároló” üzletembereknek, akik gyakran belefeledkeznek saját teátrális telefonbeszélgetéseikbe – melynek akaratlanul is tanúi a kollégák, esetleg vendégek, vagy idegenek is – akiknek egyébiránt éppen imponálni szeretnének. A nagy szerepjátszás közben esetenként olyan információkat fecsegnek ki, melyet „leleményes” személyek könnyűszerrel ellenük fordíthatnak!

 O Nagyon sok cégnél a munkatársak a céges telefonok segítségével bonyolítják magánügyeiket is. Ez tulajdonképpen többszörös hátrányt jelent a vállalatnak, mert egyrészről indokolatlanul emeli a céges kiadásokat, másrészről miközben a munkatársak személyes ügyeiket intézik - munkaidőben - nyilvánvaló módon nem a céges feladataikon dolgoznak!

 O Igen gyakran előfordul, hogy elfoglalt és nagy pörgésben dolgozó üzletemberek miközben a személygépkocsijukban is szinte egyfolytában telefonálnak, nemegyszer balesetveszélyes helyzetbe kerülhetnek. Aztán megállnak egy pillanatra egy útszéli büfében és véletlenül az autóban felejtik a mobiltelefonjukat. Mire néhány perc múlva visszatérnek, a betört szélvédőn keresztül elemelték készüléküket. Nem feltétlenül a készülék elvesztése a legnagyobb kár, hanem esetlegesen a memóriában betárolt telefonszámok elvesztése!

O Az okostelefonok használata egyre jobban elterjed, ugyanakkor nagyon sok kockázattal kell számolnunk. Sokan telepítenek fel olyan applikációkat a készülékükre, amely folyamatosan megadja ismerőseik számára a pontos földrajzi koordinátáikat. Az ismerősök ezt a Facebookon nyomon követhetik. Az egyik háborús övezetben  így kerültek bajba katonák, akik magukkal vitték okos- telefonjaikat és nem törölték az ilyen típusú applikációkat.

O Az okostelefonokra ma már egyes meg nem erősített hírek szerint olyan spy programot is fel telepítenek egyes profik, amely a lakásban használva pontos három D-s képet szerkeszt az adott óvatlan személy lakásáról, berendezési tárgyairól. Egyébiránt az okos telefonokkal kapcsolatos kockázatokkal egy későbbi bejegyzésemben külön fogok foglalkozni.

A fenti kockázatok rövid értékelését követően tekintsük át azokat a legfontosabb irányelveket, melyek segítségével elkerülhetők a személyünket és cégünket negatív megvilágításba helyező telefonkezelési szokások, anomáliák:

 O Anélkül, hogy James Bondot játszanánk, tisztában kell lennünk azzal a kockázati tényezővel is, hogy telefonkészülékeinket elvileg illetéktelen személyek lehallgathatják. Számtalan technikai megoldás létezik mindezek elkerülése érdekében, de az igazi megoldás az, ha telefonon keresztül  bizalmas – számunkra vagy partnerünk számára üzleti titkokat jelentő információkat – nem beszélünk meg. Arra is vigyázzunk, hogy mobiltelefonunkat még percekre se adjuk át másoknak - főleg nem ismeretlen személyeknek!

 O Mindenképpen igyekezzünk kerülni azt a látszatot, hogy bujkálunk a telefonhívások elől. Véleményem szerint gyakorlatilag minden befutó telefonhívásra illik valamilyen rövid, érdemi választ adni. Az is egy válasz egy telefonon beérkező reklám, vagy szponzori ajánlatra, hogy "köszönettel, de minket most ez nem érdekel". Ha a rendkívül elfoglalt vezetőnek nincs ideje minden telefonhívást személyesen kezelni, akkor titkárnőjét kell erre a feladatra kellően kiképeznie!

 O Egy okosan gondolkodó vezető olyan csapatot épít maga köré, akik képesek és készek felelősséget vállalni a rájuk bízott szakterületért, és önálló kreatív munkát végeznek. Az ilyen cégeknél aztán nem keresik a beosztottak minden csíp-csup ügyben az ügyvezetőt, hanem önállóan végzik feladataikat. Egy ilyen céges kultúra megteremtése természetesen hosszabb idő eredménye, de mindenképpen jó befektetés, mert így az első számú vezető nem állandó döntési stressz helyzetben él, hiszen azok hoznak felelős döntéseket, akik az adott kérdést a legjobban ismerik. Az sem mellékes körülmény, hogy az első számú vezető nyugodtan elmehet tárgyalni, lobbizni vagy akár külföldre nyaralni -, nem kell attól tartania, hogy állandóan hívogatják a munkatársai, hogy mit tegyenek „halaszthatatlan” ügyekben!

 O Különösen közepes és nagy vállalatoknál a telefonközpontos szerepe rendkívül felértékelődik. Az intelligens , kedves és gyors híváskapcsolásoknak igen nagy jelentőségük van, hiszen gyakran a vevő első benyomását a céggel kapcsolatban éppen a hívásának fogadása alakítja ki. E témakör fontosságára utal az utóbbi időben egyre divatosabbá váló úgynevezett „call centerek” kialakítása is.

 O A mértéktelen és indokolatlan telefonköltségek csökkentése érdekében, illetve biztonsági megfontolásokból immáron több hazai nagyvállalat telefonközpontjára digitális hívásrögzítő készüléket szereltek fel, mely minden kimenő és beérkező hívást rögzít. Az egyik cégnél  a beruházás értéke a telefonköltségek csökkenésével gyakorlatilag fél év alatt megtérült. A rendszer arra is alkalmas, hogy egyes fontos telefonbeszélgetéseket akár többször is könnyűszerrel vissza lehet hallgatni. Természetesen a digitális hívásrögzítő felszerelése előtt minden érintett személyt  tájékoztatni kell, az esetleges jogi kellemetlenségek elkerülése érdekében!

O Ma már olyan szoftver is elérhető, amely a mobil flotta- rendszerbe vont céges hívásokat rögzíti és archiválja.A magán hívószámokat külön lehet kezelni. Azokat a hívásokat a rendszer nem rögzíti, viszont a munkatársak számára pontosan elszámolható a magán telefonhívások költsége. A rendszer egyébiránt a pontos helyszín-, és hangos jegyzőkönyvek archiválására is alkalmas.

 Összefoglalva megállapíthatjuk, hogy a telefonon keresztüli kommunikáció a mindennapi üzleti élet része lett. Sőt ma már a mobiltelefonok is egyre fokozódó szerepet játszanak a vállalati életben.  A vállalati telefonálási szokásokat célszerű szabályozni akár irányelvek kiadásával, akár egyéb utasítások formájában. Ma már egyre több vállalati adat és információ kering telefonokon keresztül. A mai modern vagyonvédelem ezen adatvesztési kockázatok kezelésére is kiterjed.