Beléptető rendszerekről gyakran publikálnak a vagyonvédelem területén dolgozó szakemberek - általában mérnöki megközelítéssel. Én most igyekszem a témakört a felhasználók oldaláról megközelíteni, és azt körbe járni, hogy milyen esetekben lehet ezeket a rendszereket leginkább hasznosan alkalmazni. Igen gyakran a mérnöki szakkifejezések elvonják a figyelmet a rendszer felhasználhatóságáról...

Először is definiáljuk, hogy milyen feladatokat látnak el a vállalatoknál/ intézményeknél a beléptető rendszerek. Belépési jogosultsággal lehet felruházni az érintett személyeket, amivel beléphetnek az épületbe, és azon belül további belépési szinteket lehet kialakítani az egyes irodákba és kiszolgáló helyiségekbe. Egyidejűleg a rendszerek általában munkaidő nyilvántartásra is alkalmasak, hiszen pontosan dokumentálják az épületbe történő belépés és távozás időpontját is.

Az egyre bonyolultabb rendszerekben dolgozó vállalatoknál, illetve irodaházakban ezek a rendszerek nagyon komoly mértékben képesek támogatni a céges kultúra hatékonyságát. Pontosan le lehet programozni, hogy mely kártya tulajdonosok léphetnek be a pénztár helyiségbe, vagy a vállalati irattárba. Amennyiben ezeket a rendszereket kamerarendszerekkel kombináljuk, úgy pontosan nyomon követhető, hogy mikor ki lépett be például az irattárba, vagy a speciális anyagok raktárába. Ha bármilyen káresemény bekövetkezik, akkor azonnal ki lehet vizsgálni a helyzetet és nagy eséllyel be lehet azonosítani a károkozó személyt. Ilyen modern elektronikus rendszerek hiányában pedig nagyon kényelmetlen, és munkahelyi morált romboló gyanúsítgatások indulhatnak be nagy valószínűséggel.

Folyosóról közvetlenül nyíló irodák esetén elkerülhető a folyamatos zaklatással felérő "csak egy percre akarlak feltartani" típusú kavalkád, mely a munkahelyi koncentrációt közvetlenül, az eredményességet pedig közvetve romboló hatású. Szigorú fegyelmet követelő rendszerek nélkül a munkahelyek nagyon könnyen egyfajta zsibvásárrá, esetenként kávéházi hangulatú hellyé válhatnak, - ahol aztán eredmények sem születnek.

A rendszerek valamilyen típusú kártyából állnak, melyeket egy rövid képzést követően át kell adni felelős megőrzésre a munkatársaknak.  Az épületek bejáratainál általában forgóvillás beléptetővel lépnek be a dolgozók, a vendégek pedig egy dedikált vendégkártyát kapnak, amellyel általában csak egy személy kíséretében közlekedhetnek az adott épületben. Többnyire a vendégkártya csak a főbejáraton történő beléptetésre van beprogramozva. A munkatársak a kártya segítségével tudnak a parkolóba is behajtani. A vendégeket ilyen esetben általában a rendszámfelismerő rendszer engedi be a parkolóba. Az épület minden helyiségének bejáratánál pedig úgynevezett kártyaleolvasót kell felszerelni, amely beazonosítja a kártya tulajdonosát és belépési jogosultságát.

A beléptető rendszerek többféle műszaki megoldás alapján is működhetnek. Ilyenek a mágneskártyás, a vonalkódos,  az elektromágneses rendszerek. A legkorszerűbbnek és legkedveltebbnek tartott rendszer azonban manapság a rádiós adatátvitellel működő proxy kártyás rendszer. Magasabb biztonsági szint esetén az úgynevezett biometrikus rendszer is szóba jöhet, amely az ujjlenyomat egyedisége alapján működik.  De  szemfenék azonosítására is lehetőség van - ez azonban általában katonai objektumokban és különleges biztonságot igényló épületekben elvárás.

Természetesen soha sem elegendő a beléptető rendszerek puszta felszerelése és a kártyák kiosztása a munkatársak között. A szakszerű használat érdekében mindenkit ki kell képezni, hogy zökkenőmentesen működjön a rendszer. A munkatársaknak a kártyát célszerű módon mindig maguknál kell tartaniuk a munkaidő alatt. Sokan nyakba akasztható módon viselik ezeket a kártyákat, mások a zsebükben tartják. A beléptető rendszereket remekül lehet kombinálni intelligens kamerarendszerekkel, ily módon nagyon komoly biztonsági szint érhető el.  Sokan nem szeretik a kontroll ilyen szintjét - ezt egyfajta bürokráciának - személyiségi jogaik megsértésének élik meg. Ezekről a szenzitív kérdésekről is nyíltan kell beszélni a munkatársakkal. A beléptető-, és minden más rendszer sokkal jobban és hatékonyabban működik, amennyiben a munkatársak partnerek ebben. A vagyonvédelem területén dolgozó szakembereknek a mérnöki munka mellett ilyen pszichológiai kérdéseket is kezelnie kell időnként.